Cómo gestionar eficazmente las limpiezas y las tareas con iGMS

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iGMS cuenta con un conjunto de herramientas profesionales de gestión de la limpieza. Agiliza todas las actividades de limpieza y mantenimientoindependientemente de si las subcontrata o coordina su propio equipo de limpieza.

¿Dónde puedo encontrar las herramientas para gestionar mis limpiezas?

Todas las tareas de limpieza y los trabajos de manitas se muestran en el Sección de tareas. Aquí puede ver las tareas programadas para cada día y su estado.

Una tarea puede tener uno de los cinco estados siguientes:

1. Estado no asignado significa que no se ha asignado a nadie del equipo de limpieza.
2. Estado asignado significa que la tarea se ha asignado a un limpiador.
3. Estado aceptado significa que el limpiador ha aceptado la tarea.
4. Estado completado significa que el limpiador ha completado la tarea.
5. Estado rechazado significa que el limpiador ha rechazado la tarea (en cuyo caso el limpiador debe indicar el motivo).

El sistema iGMS le permite establecer la secuencia de las tareas de limpieza directamente desplazando las tareas arriba/abajo manualmente.

¿Qué información puedo ver en la Ficha de Tarea?

La hoja de ruta contiene parámetros importantes que reflejan la complejidad de cada tarea:

1. El día en que deben realizarse las limpiezas y su franja horaria. Si la propiedad no tiene huéspedes que se registren ese día, verá la hora de salida como Vacante. Esta función le ayuda a establecer prioridades en consecuencia.
2. El miembro del equipo de limpieza responsable del trabajo. La tarea se puede asignar si es necesario.
3. El número y el tipo de camas que debe hacer el equipo de limpieza. De este modo, el personal de limpieza dispone de información sobre la ropa de cama necesaria.
4. Las instrucciones periódicas y específicas destacan la información importante sobre la propiedad: ubicación del aparcamiento, cómo debe hacerse la recogida de basuras, comprobar si todas las ventanas deben estar cerradas, etc.
5. En la parte derecha de la pantalla, también puede encontrar más información sobre cuántos huéspedes se están registrando y cuántos se están marchando, así como la duración de su estancia. Las tareas específicas, como las asignaciones de manitas, también se muestran aquí.  

Todas estas notas le ayudarán a gestionar las limpiezas rápidamente, pero con precisión, ya que las instrucciones habituales pueden importarse de las plantillas y automatizarse.

¿Cómo puedo crear una tarea de limpieza?

Cada vez que se aprueba una nueva reserva, el día de la salida del huésped, el sistema iGMS crea automáticamente una nueva tarea de limpieza. Utiliza los parámetros de la tarea que ha configurado para la función cierta propiedad. En este caso, sólo debe asignar el limpiador.

En caso necesario, también puede crear y editar manualmente una tarea de limpieza para cualquier día y cualquier propiedad utilizando el botón "Nueva limpieza".

¿Quién puede ver o modificar las tareas?

Se concede el acceso en función de la función del miembro del equipo. El jefe de limpiadores, el gestor o el administrador pueden asignar una tarea a un limpiador determinado, cambiar los parámetros de la tarea y añadir las instrucciones. Los limpiadores pueden ver la descripción de la tarea y cambiar el estado.

Tengo varias propiedades y muchas tareas. Dónde puedo ver el cuadro completo?

La sección iGMS Task muestra los datos generales que son útiles gestionar todas las operaciones de limpieza a través de una pantalla. El jefe de limpieza puede ver lo siguiente para cada día:

1. Número total de trabajos de limpieza y manitas a realizar.
2. Cuándo empieza y termina la jornada laboral del equipo de limpieza.
3. Número y tipos de camas para que puedan organizar la ropa de cama.
4. Horario de trabajo del equipo de limpieza que puede utilizar para planificar el pago.

¿Puedo ver los detalles de la tarea sólo en la cuenta iGMS?

Para simplificar su comunicación con el equipo de limpieza puede que desee imprimir tareas. Esto puede hacerse fácilmente convirtiendo la descripción de la tarea en forma de texto. También puede copiar y compartir la información como mensaje. Las tareas de limpieza también pueden exportarse con la función Exportación de calendarios en iCal formato a los calendarios digitales (Google, macOS, etc).

¿Cómo saben los limpiadores que tienen una nueva tarea?

Inmediatamente después de crear la tarea de limpieza, la limpiadora asignada recibe un mensaje de texto y un correo electrónico con los detalles de la tarea. El limpiador recibe el segundo recordatorio la tarde anterior al día en que se ha programado la tarea. Tenga en cuenta que la mensajería de texto es gratuita para los usuarios de iGMS.

Además de las notificaciones, los limpiadores disponen de un programa de trabajo diario disponibles en su cuenta. Cada trabajo contiene información sobre la propiedad, la fecha, la hora de limpieza, las instrucciones estándar y adicionales.

Además, los limpiadores pueden instalar la aplicación iGMS (disponible en AppStore y Google Play) y tendrán acceso regular a toda la información. Cuando se cree la siguiente tarea, también recibirán una notificación push.  

¿Cómo sé si la tarea se ha completado?

El limpiador cambia el estado del trabajo durante y después de su ejecución. Esto permite al gestor para seguir el progreso de la limpieza en tiempo real lo que le permite registrar a los huéspedes más rápidamente.

Haga clic en aquí para ver Cómo utilizar listas de comprobación para operaciones de limpieza.

Si tiene alguna pregunta al respecto, póngase en contacto con el equipo de Experiencia del cliente a través de support@igms.com.